Office Manager Ausbildung: Online Diplomlehrgang für Office-MitarbeiterInnen

• Sie erhalten eine fundierte Ausbildung zu strukturellen Zusammenhängen, digitalen Skills und Personalführung
• Sie haben Front Office, Vertriebsinnendienst, Kommunikation und Projektmanagement im Griff.
• Sie erhalten ein Verständnis für die organisatorischen Strukturen von Unternehmen

Mit dieser Weiterbildung erhalten Sie alle praktischen und theoretischen Fähigkeiten, um als Office Manager erfolgreich zu arbeiten.

Der Office Manager ist eine zentrale Figur in der Unternehmensstruktur, da er nicht nur den Sekretariatsbereich inklusive Front Office zu verantworten hat, sondern auch Kundenbetreuung, Teammanagement, Rechnungslegung, Mahnwesen sowie innerbetriebliche Organisations- und Abwicklungsprozesse in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.
Die Tätigkeitsbereiche und Aufgaben variieren je nach Art, Größe, Organisationsstruktur und Branche des Unternehmens.

Office Management
Grundlagen im Officemanagement: Wir beleuchten die Unternehmensorganisation, Kommunikationsfähigkeiten und -konzepte sowie professionelles Zeitmanagement.

• Unternehmensorganisation
• Regeln und Kommunikation im Unternehmen
• Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation
• Stellenarten, Abteilungen und Gruppen
• Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen
• Voraussetzungen und Aufgaben des Innendienstes
• Arbeitsplatzgestaltung
• Professionelles Zeitmanagement
• Analyse von Zeitverlusten
• Zeitmanagementmethoden
• Zeitmanagement mit ausgewählten Outlook-Tools

Front Office
Die Lerninhalte zu Front Office vermitteln Ihnen alle Fähigkeiten, die Sie als erfolgreicher Office Manager im Tagesgeschäft benötigen. Auch der Vertriebsinnendienst mit seinem vielfältigen Aufgabenbereich wird in diesem Lernmodul intensiv behandelt.

• Postverkehr
• Terminmanagement
• Büroorganisation/ Büromaterial
• ÖNORM 9001
• Geschäftskorrespondenz
• Stilsicher formulieren
• Dokumentenvorlagen
• Objekte und Formularelemente in Worddokumenten
• Einsatz und Erstellung von Präsentationen
• Veranstaltungsmanagement
• Vertriebsinnendienst
• Beschaffungsmanagement und E-Procurement
• Kaufmännischer Schriftverkehr
• Vertiefende Anwendungskenntnisse
• Angebot, Kalkulation, Auftragseingang
• Auftragsbestätigung, Leistungsnachweis/ Lieferschein, Rechnung
• ERP-Systeme
• Warenwirtschaftssysteme
• CRM-Systeme
• Tabellenkalkulation
• Arbeit mit Datenbanken

Zeitgemäße elektronische Kommunikation
Die Kommunikation in Unternehmen wird vermehrt über digitale Kanäle abgewickelt. Damit Sie als Office Manager technisch auf dem neuesten Stand sind, nehmen wir elektronische Kommunikation in diesem Lernmodul genau unter die Lupe.

• E-Mail Client und Planungstools
• E-Mail Kommunikation und Richtlinien
• E-Mail Sicherheit
• Informationsbeschaffung im Internet
• Internetbrowser
• Internetrecherche
• Travel-Management
• Datensicherheit
• Passwörter und Authentifizierung
• Verzeichnisschutz und Zugriffskontrolle
• Verschlüsselung und Cloud-Systeme
• Soziale Netzwerke (Facebook, Xing, LinkedIn, Messenger)

Personalführung
Führungskräfte erwarten vom Office Manager Fähigkeiten im Umgang mit unternehmensinternen und -externen Personen. Damit Sie gewappnet sind, bietet unsere Weiterbildung ein Lernmodul zu Personalführung.

• Mitarbeiterauswahl (Anforderungsprofil, Recruiting)
• Persönlichkeitsmodelle (DISG-Modell, Reifegradmodell)
• Onboarding
• Führungsaspekte und -kompetenzen
• Wahl des richtigen Führungsstils
• Mitarbeitergespräche
• Motivationstheorie nach Herzberg
• Teamentwicklung und Teamgefühl
• Konfliktmanagement (Konfliktarten und Konfliktlösung)
• Generationenmanagement
• Generationengerechte Gestaltung der Arbeitswelt
• Interkulturelle Kompetenz

Prozesse und Projekte
In Ihrem Arbeitsalltag im Office werden Sie regelmäßig Fähigkeiten im Prozess- und Projektmanagement benötigen, die Ihnen im Rahmen der Ausbildung vermittelt werden.

• Qualitätsmanagementprozesse und -systeme
• ISO 9000 ff.
• Deming-Zyklus
• Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems
• Dokumentationsanforderungen
• Grundlagen Prozess- und Projektmanagement
• Klassisches vs. agiles Projektmanagement
• Projektbeteiligte und deren Aufgaben
• Ebenen der Prozessteuerung
• Projektphasen, Projektplanung, Projektorganisation
• Projektdurchführung und -abschluss

Rechtliche Rahmenbedingungen

• Unternehmensformen im Überblick
• Rechtsstellung und Zuordnung
• Händler, Handelsvertreter, Agent, Vertriebler
• UGB, ABGB, Fernabsatzgesetz
• Vertragsrecht, Vertragsformen
• Grundsätze zu Verträgen B2B vs. B2C
• Haftungsrecht, Gewährleistung, Garantie
• Datenschutz vs. Datensicherheit
• Anforderungen und Pflichten der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
• Gesetzliche Regelungen bei Personalanstellung
• Arbeitsvertrag
• Urlaubsanspruch, Krankheit, Arbeitszeitgesetz
• Abmahnung und Kündigung

Betriebswirtschaftliche Aspekte
Im Officemanagement müssen Sie mit vielen unternehmensrelevanten Themen vertraut sein. Dazu zählen auch betriebswirtschaftliche Aspekte, Kennzahlen und Auswertungen, die Ihnen im Online Diplomlehrgang Office Manager vermittelt werden.

• Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Controlling
• Rentabilität, Liquidität, Kapitalstruktur, Cashflow
• Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung
• BWA - Betriebliche Auswertung (Aufbau, Analyse, Auswertung, Interpretation)
• Investitionsplanung und -rechnung
• Kategorisierung von Kosten, Kostenrechnungsarten
• Finanzierungsplanung
• Finanzierungsarten und -regeln

Kursstart: Ein Start ist jeden Montag möglich
Kursdauer: 22 Wochen
Lernaufwand: 20 Stunden pro Woche, freie Zeiteinteilung
Einmal pro Woche, Mi 19.00 - 20.00 Uhr, Onlinevorlesung. Diese wird auch aufgezeichnet und steht auf der Plattform zur Verfügung.
(Monatliche Teilzahlung über Kurszeitraum möglich)

Diese Weiterbildung richtet sich an SachbearbeiterInnen, Personen aus dem Innendienst und alle, die ihre Kenntnisse im Bereich Sekretariat und Sachbearbeitung vertiefen wollen. Wer sich mit Wissen zu strukturellen Zusammenhängen, digitalen Skills und Personalführung ausstatten will, ist im Online Diplomlehrgang zum Office Manager richtig.

Ablauf des Online Diplomlehrgangs

Studienbriefe:
Zu Beginn der Weiterbildung werden Ihnen die Studienbriefe zu den entsprechenden Lehrmodulen der Weiterbildung auf dem Postweg zugesandt. Diese bilden die theoretische Grundlage, damit Sie sich das erforderliche Basiswissen aneignen können. Die Inhalte der Studienbriefe sind zudem auf der Lernplattform hinterlegt, für die Sie zum Studienstart personalisierte Zugangsdaten erhalten. Gleichzeitig finden sich hier fachbezogene Verständnisfragen sowie ein Lexikon mit allen relevanten Fachbegriffen, die für Ihre Weiterbildung wichtig sind.

Online-Vorlesungen:
Nachdem Sie sich mit den Studienbriefen bereits theoretisches Grundwissen zur Office Manager Ausbildung angeeignet haben, finden zu den jeweiligen Lehrmodulen themenbezogene Online-Vorlesungen statt.
Einmal wöchentlich können Sie Online-Vorlesungen (Mi, 19:00-20.00 Uhr) nutzen, die den Lernstoff mit Praxiswissen aus dem Online Marketing verknüpfen. So wird eine optimale Mischung aus theoretischem Wissen und praktischen Skills erreicht. Jede Vorlesung wird für Sie aufgezeichnet und im Anschluss online zur Verfügung stellt, so können Sie Ihre Office Manager Ausbildung zeitlich flexibel organisieren.

Dozentensprechstunden:
Nach jedem abgeschlossenen Themenkomplex folgt eine Dozentensprechstunde (ebenfalls Mittwoch, 19.00 Uhr), die Ihnen die Möglichkeit bietet praxisbezogene, individuelle Fragestellungen zu besprechen. So werden die Lerninhalte weiter gefestigt.

Online Workshops:
Ein wichtiger Baustein der Office Manager Ausbildung sind zwei Workshop-Tage, welche online abgehalten werden. Hier werden die Lerninhalte mit Praxisbeispielen verknüpft und der starke Praxisbezug der Office Manager Ausbildung wird ausgebaut. Die Workshops dienen rein dem Praxisbezug und sind nicht relevant für Ihren Abschlusstest.
Daher entscheiden Sie ganz flexibel selbst, ob Sie teilnehmen. Die Workshops finden online von 9.00-16.00 Uhr statt. Die konkreten Termine erhalten Sie während des Kurses. Sollten Sie während des Kurses nicht an Workshops teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, auch noch nach Abschluss des Kurses die Workshops zu besuchen.

Praxisbezogene Hausaufgaben:
Zur kontinuierlichen Lernerfolgskontrolle stehen Ihnen nach jeder Themenwoche praxisbezogene Hausaufgaben zur Verfügung. Der betreuende Dozent übermittelt jedem Teilnehmer die Korrektur der eingesandten Lösungen stets in Form einer Facheinschätzung, sodass Sie das erlernte Wissen direkt anwenden können.
Während Ihres Kurses stehen Ihnen die Dozenten und andere Teilnehmer für Fragen und zum Wissensaustausch über den StartIQ Online Campus und eine Facebook Gruppe zur Verfügung.

Ziele und Karrieremöglichkeiten
Mit diesem Onlinekurs bekommen Sie das praktische Rüstzeug vermittelt, um erfolgreich im Bereich des Office Managements zu arbeiten.
Die Ausbildung soll Praktikern aus dem Office und Vertriebsinnendienst die Möglichkeit geben, sich beruflich weiter zu profilieren. Durch die vermittelten Lerninhalte können Sie viele neue Fähigkeiten in Ihren Arbeitsalltag einbringen und bei Führungskräften mit Fachwissen punkten.

Abschluss des Online Diplomlehrgangs
Sie schließen den Diplomlehrgang Office Manager mit einem schriftlichen Abschlusstest ab. Der Abschlusstest findet in Form eines Onlinetests (Dauer: 60 Minuten) über ein eigens eingerichtetes Onlineportal statt.

Der Erfolg dieses Lehrkonzepts:
Durch die Kombination von Onlinevorlesungen, Dozentensprechstunden, Hausaufgaben und Online-Workshops wird eine optimale Vernetzung von Wissensvermittlung und Wissensvertiefung erreicht.